Sistem Informasi Dalam Sistem Barcode Perpustakaan

HARDWARE DAN SOFTWARE DI SISTEM SIRKULASI PERPUSTAKAAN

Sebelum perpustakaan menggunakan computer, layanan proses peminjaman biasanya dilakukan dengan menggunakan kartu. Pekerjaan tersebut memakan waktu yang cukup lama dan cukup rumit. Untuk melayani satu pengguna saja perlu memakan waktu kurang lebih lima menit.

Namun dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan kemajuan teknologi, kini sistem sirkulasi perpustakaan menjadi lebih canggih, menggunakan alat-alat yang otomatis, sehingga lebih efisien. Salah satunya adalah menggunakan komputer, dengan komputer pekerjaan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Pekerjaan tersebut hanya memakan waktu kurang 1 menit untuk setiap buku. Begitu juga dengan proses pengembalian dan perpanjangan buku, cukup dengan menyorot barcode buku kemudian secara otomatis akan terjadi transaksi.

Hardware Sistem Sirkulasi Perpustakaan

Dahulu, sistem sirkulasi perpustakaan masih menggunakan cara yang manual, menggunakan kartu anggota, kartu peminjaman, dan buku peminjaman untuk menyimpan data transaksi pada hari itu. Berikut beberapa tahap yang harus dilakukan dengan cara manual:

·       Petugas meminta kartu pemustaka

·       Mengambil kartu pinjam

·       Menulis nomer buku di kartu pinjam

·       Mencabut kartu buku

·       Mem file kartu

Sedangkan saat ini, teknologi yang berkembang pesat semakin memudahkan manusia. Dengan menggunakan sistem barcode, proses sirkulasi di perpustakaan menjadi semakin cepat dan efisien. Yaitu hanya dengan beberapa langkah saja:

·       Menyorot barcode kartu

·       Menyorot barcode buku

·       Memberikan cap tanggal pengembalian

Barcode saat ini sudah mulai ditinggalkan. Karena muncul lagi teknologi yang lebih canggih, yaitu RFID, atau yang dikenal dengan Radio Frequency Identification)

RFID (Radio Frequency Identification)

Definisi Menurut Maryono Identifikasi dengan frekuensi radio adalah teknologi untuk mengidentifikasi seseorang atau objek benda menggunakan transmisi frekuensi radio, khususnya 125kHz, 13.65Mhz atau 800-900MHz. RFID menggunakan komunikasi gelombang radio untuk secara unik mengidentifikasi objek atau seseorang.

Hal ini merupakan teknologi pengumpulan data otomatis yang tercepat dalam perkembangannya. Teknologi tersebut menciptakan cara otomatis untuk mengumpulkan informasi suatu produk, tempat, waktu, atau transaksi dengan cepat, mudah tanpa human error. RFID menyediakan hubungan ke data dengan jarak tertentu tanpa harus melihat secara langsung, dan tidak terpengaruh lingkungan yang berbahaya seperti halnya barcode. Identifikasi RFID bukan sekedar kode identifikasi, sebagai pembawa data, dapat di tulis dan diperbarui data di dalamnya dalam keadaan bergerak.

Beberapa pengertian RFID Menurut Maryono yaitu :

RFID (Radio Frequency Identification) adalah sebuah metode identifikasi dengan menggunakan sarana yang disebut label RFID atau transponder (tag) untuk menyimpan dan mengambil data jarak jauh.

Label atau transponder (tag) adalah sebuah benda yang bisa dipasang atau dimasukkan di dalam sebuah produk, hewan atau bahkan manusia dengan tujuan untuk identifikasi menggunakan gelombang radio.Label RFID terdiri atas mikrochip silikon dan antena.

Sistem RFID dapat terdiri dari beberapa komponen, seperti tag, tag reader, tag programming station, circulation reader, sorting equipment dan tongkat inventory tag. Keamanan dapat dicapai dengan dua cara. Pintu security untuk menentukan status keamanan atau RFID tag-nya berisi bit security yang bisa menjadi on atau off pada saat didekatkan ke reader station. Cara kerja RFID untuk di perpustakaan adalah menggunakan chip yang ditempel pada buku. Saat pemustaka ingin meminjam buku, tinggal meletakkan saja buku yang diinginkan pada mesin, maka akan tertera data buku pada layar monitor mesin. Kemudian pemustaka memasukkan nomor identitas anggota, klik OK pada peminjaman, maka proses peminjaman buku selesai dalam waktu singkat. Tentu saja, mesin tidak akan berfungsi terhadap buku-buku yang belum dipasangi chip (penyimpan informasi data buku).

Kegunaan dari sistem RFID ini adalah untuk mengirimkan data dari piranti portable, yang dinamakan tag, dan kemudian dibaca oleh RFID reader dan kemudian diproses oleh aplikasi komputer yang membutuhkannya. Data yang dipancarkan dan dikirimkan tadi bisa berisi beragam informasi, seperti ID, informasi lokasi atau informasi lainnya

Ketika suatu RFID tag melewati suatu zone elektromagnetis, maka dia akan mendeteksi sinyal aktivasi yang dipancarkan oleh si reader. Reader akan men-decode data yang ada pada tag dan kemudian data tadi akan diproses oleh komputer. Misalnya buku-buku yang ada pada perpustakaan. Pintu security bisa mendeteksi buku-buku yang sudah dipinjam atau belum. Ketika seorang user mengembalikan buku, security bit yang ada pada RFID tag buku tersebut akan di-reset dan recordnya di ILS secara otomatis akan di-update. Pada beberapa solusi yang berbasis RFID maka slip pengembaliannya bisa di-generate secara otomatis pula.

Perpustakaan yang sudah menggunakan RFID adalah UIN Sunan Kalijaga, menggunakan RFID sejak tahun 2007, dan sudah mendapat rekor MURI sebagai perpustakaan pertama yang menggunakan teknologi RFID. http://digilib.uin-suka.ac.id/7892/1/675

Barcode dan RFID

Walau terbukti murah dan dapat dipakai di berbagai bidang, barcode ini ternyata mempunyai banyak kelemahan yaitu selain karena hanya bisa diidentifikasi dengan cara mendekatkan barcode tersebut ke sebuah reader, juga karena mempunyai kapasitas penyimpanan data yang sangat terbatas dan tidak bisa diprogram ulang sehingga menyulitkan untuk menyimpan dan memperbaharui data dalam jumlah besar.

Kemudian muncul cara menyimpan data tersebut pada suatu silikon chip. RFID yang merupakan singkatan dari Radio Frequency Identification merupakan teknologi identifikasi baru yang dalam pengoperasiannya terjadi kontak antara transponder (tag) atau divais pembawa data yang terbuat dari silikon chip dilengkapi sebuah radio antena kecil dan reader yang terhubung dengan sistem komputer. Kontak antara RFID tag dengan reader tidak dilakukan secara kontak langsung atau mekanik melainkan dengan pengiriman gelombang electromagnet. Berbeda dengan smart card yang biasa dipakai di kartu telepon atau kartu bank yang juga menggunakan silikon chip, kode-kode RFID tag bisa dibaca pada jarak yang cukup jauh.

Intellident Ltd., satu produsen sistem RFID telah menyatakan RFID bakal menggantikan sistem manajemen perpustakaan tradisional berdasarkan barcode. Teknologi barcode yang telah mereka andalkan untuk mengidentifikasi dan melacak berbagai barang terbukti tidak cukup untuk memenuhi tantangan abad 21. perkembangan sirkulasi dan meningkatnya permintaan jasa perpustakaan, tanpa peningkatan anggaran dan staf yang cukup, telah memaksa banyak perpustakaan mencari teknologi untuk membantu mempertahankan sercis yang memuaskan. Masuk ke teknologi RFID, yang menjanjikan lompatan efisiensi, produktivitas, kenyamanan petugas, dan servis pelnggan serta membangkitkan semangat besar di dunia perpustakaan. Pendapat yang berbeda diterangkan oleh produsen lain Zebra Technologies, bahwa kedua teknologi tersebut tidaklah saling eksklusif, tidak juga yang satu akan menggantikan yang lain. Keduanya merupakan teknologi yang memungkinkan, dengan sifat fisik yang berbeda. RFID dan barcode merupakan teknologi data capture yang saling melengkapi. Hampir sama dengan RFID, adopsi juga akan setara dengan RFID di masa datang

Barcode perlahan mulai ditinggalkan karena RFID lebih canggih, karena beberapa alasan. Berikut persamaan dan perbedaan antara Barcode dan RFID:

·       Persamaan RFID dan Barcode

·       Mengurangi petugas dan Human error

·       Mempermudah pemeliharaan data

·       Teknologi untuk otomasi proses dan meningkatkan manajemen operasi

Perbedaan RFID dan Barcode

·       Dapat di tempel dan tersembunyi, tidak memerlukan pandangan langsung

·       Dapat dibaca melalui kayu, plastik, kardus,berbagai material kecuali logam.

·       Dapat di program / entri ulang dalam keadaan bergerak.

·       Dapat diterapkan dalam lingkungan yang keras , misal di luar rumah , temperatur tinggi

·       Tag RFID berisikan 1 megabyte memori

Barcode

• ·       Harus dengan pandangan langsun
• ·       Tidak dapat dibaca melalui kayu, plastic , dan berbagai material
• ·       Tidak dapat di entry ulang dalam keadaan bergerak
• ·       Tidak dapat diterapkan
• ·       Jumlah informasi terbatas sekitar 20 karakter.
•     Keunggulan lainnya tag RFID bisa dibaca dalam segala kondisi dimana barcode atau alat semacamnya tidak mampu.
• ·       Tag tidak harus ada dipermukaan objek
• ·       Kecepatan pembacaan tag kurang dari 100 mili/detik
• ·       Mampu membaca sejumlah tag pada saat hampir bersamaan (tidak harus satu per satu)

Namun, seunggul apapun RFID, tetaplah memiliki keterbatasan atau kekurangan. Berikut kekurangan dari RFID:

Kekurangan RFID

·       Cost : label RFID berharga lebih mahal

• ·    Moisture : gelombang radio mungkin terserap oleh uap air dalam produk tersebut atau lingungan                 sekitar
• ·       Metal gelombang radio umumnya terpantul oleh logam. Artinya label tersebut dapat tertutup oleh logam di sekitarnya atau sinyalnya mungkin melemah
• ·       Electrical interference : gangguan elektronik (misal lampu pijar atau motor listrik ) kadang- kadang dapat mengganggu komunikasi frekuensi radio
• ·       Accuracy : sukar mengidentifikasi dan membaca suatu label dari banyak label lainnya di dalam jangkauan reader. Kegagalan membaca suatu tag tidak diketahui oleh reader
• ·       Over Compensation : menyimpan banyak data pada label mungkin berguna, tetapi akan meningkatkan biaya dan waktu yang diperlukan untuk membacanya, penomoran identitas yang sederhana sering sudah memadai
• ·       Security : label yang bisa diperbarui (update) adalah berguna, tetapi memastikan up-date telah dikerjakan dengan benar dan oleh pihak yang berwenang adalah penting

Penerapan di perpustakaan

Terdapat konfigurasi yang umum dalam penerapan sistem RFID di perpustakaan di antara berbagai produsen yaitu :

·       3MtmRFID Tag

• ·       Dapat ditulis ulang , label standar ISO mengidentifikasi dan melacak berbagai barang (materials)
• ·       Memori chip menyimpan informasi barang tersebut
• ·       Status security tersimpan langsung pada label
• ·       Menghilangkan garis pandang yang diperlukan untuk memproses barang
• 
  

·       3Mtm Conversion Station

• ·       Konversi ID barang dari barcode ke label RFID
• ·       Secara otomatis menyalurkan / mengeluarkan label
• ·       Mencakup layar sentuh, scanner barcode optic, RFID reader dan gerobak portable
• ·       Memungkinkan programming / reprogramming (entri data)
• ·       Tidak memerlukan koneksi ke sistem sirkulasi terotomasi

·       3MTM SelfCheckTM Sistem

• ·       Secara dramatis menyederhanakan proses checkout / check-in(peminjaman/pengembalian)
• ·       Memproses barang dengan barcode dan label RFID
• ·       Dapat memproses banyak barang sekaligus secara bersamaan
• ·       Kendali / operasi dengan layar sentuh
• ·       Pilihan fleksibel : 4 bahasa standard tersedia tambahan, memungkinkan pembayaran biaya

·       3MTM Staff Workstation

• ·       Meningkatkan efisiensi tempat kerja dan ergonomic
• ·       Memproses barang dengan barcode dan label RFID
• ·       Display dikombinasikan dengan display sistem otomasi
• ·       Bekerja dengan komputer di meja sirkulasi, scanner, printer
• ·       Bekerja sebagai tempat sirkulasi atau tempat programming label (data entri)
• ·       Dapat memproses peminjaman (check-out) banyak barang sekaligus secara bersamaan

3MTM Digital Library Assistant

• ·       Mampu membaca sendiri, shelving, pengurutan, pencarian, penyiangan, dan pencarian yang luar biasa
• ·       Dapat digunakan untuk scan barang untuk status sekuriti dalam hal alarm berbunyi
• ·       Secara bersamaan melakukan pembacaan, pencarian, dan scan persediaan
• ·       Dapat memegang/menyimpan informasi lebih dari 1 juta barang
• ·       Antena mempermudah pembacaan pada rak yang tinggi dan rendah
• ·       Design yang mudah, tanpa kabel, dan ergonomis

3MTM Detection Sistem

• ·       Proteksi sekuriti yang tinggi untuk semua koleksi perpustakaan
• ·       Lebar koridor mengikuti standar ADA
• ·       Pilihan suara alarm memainkan pesan pilihan
• ·       Penghitung trafik terintegrasi
• ·       Tidak membutuhkan aplikasi server
• ·       Tersedia dalam warna abu-abu gelap dan terang

RFID memang merupakan sarana yang tepat dalam proses sistem informasi perpustakaan, karena mudah dalam transaksi peminjaman , pengecekan serta pencarian informasi dalam perpustakaan., tetapi RFID juga harus diperhatikan dari segi keamanan, dan biaya agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan sistem informasi yang diinginkan.

Sumber: https://librarians2013.wordpress.com/2014/09/24/hardware-dan-software-di-sistem-sirkulasi-perpustakaan/